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Cuestionario sobre Proyectos.
Versión V01

Introducción

Objetivos

  • Ampliar nuestra información sobre el ciclo general del proyecto, de sus fases y de los roles que intervienen en cada una de ellas y las tareas que se realizan.
  • Visibilizar estos procesos en cada organización.
  • Ver el sentido y la adecuación de las funcionalidades en cada una de estas fases.
  • Ampliar información sobre algunos puntos concretos de los que dependen nuevas funcionalidades (subpartidas, matriz y presupuesto,.. etc) según lo hablado con las organizaciones.

Detalle del cuestionario

El cuestionario se centra en la casuística de Proyecto. Por tanto, no es necesario contemplar la casuística de Convenio a no ser que se pregunte por ella explícitamente. En cualquier caso, si se cree necesario, explicar que se trata de una respuesta específica para Convenios.

Cuestionario

Fases del Workflow

Workflow se refiere a los diferentes estados o fases por las que pasa un proyecto.

  1. ¿Cuál son las fases del workflow de proyecto en tu organización?
  2. ¿Coincide con: Contacto, Identificación, Formulación, Ejecución, Cierre?
  3. ¿Hay diferencia entre las fases de un Convenio y las de un Proyecto?
    NOTA: Por favor, intenta generalizar y separar los casos excepcionales.

Actores del Workflow

  1. Describe los actores (o roles) que intervienen en cada una de las fases (ej. técnico en sede, en terreno, administrador financiero).
  2. Describe las tareas que tiene cada actor en cada una de estas fases.
    NOTA: Por favor, intenta generalizar y separar los casos excepcionales.

Análisis de las Fases

A continuación analizamos cada una de las fases y formulamos algunas preguntas en cada una de ellas. En el caso de que alguna fase no sea cubierta por tu organización, especifícalo. En el caso de que en tu organización se pase por alguna fase más, por favor, especifícalala y contesta a estas preguntas para esa fase:
  1. ¿Cuándo y por qué se pasa a esta fase? ¿Quién lo determina?
  2. ¿Qué tareas hay que cubrir en esta fase?
  3. ¿Qué datos se recogen? ¿Que documentos hay que elaborar?

Contacto

  1. ¿Cuándo se considera que empieza un posible proyecto? ¿Quién lo determina? ¿Cómo se identifica?.
  2. ¿Qué tareas hay que cubrir en esta fase?
  3. ¿Qué datos se recogen? ¿Qué documentos hay que elaborar?
  4. ¿Están estos datos recogidos en el apartado Datos básicos de proyecto en GONG?
  5. ¿Qué funcionalidad crees que seria interesante añadir para esta fase?

Identificación.

  1. ¿Cuándo y por qué se pasa a esta fase? ¿Quién lo determina?
  2. ¿Qué tareas hay que cubrir en esta fase?
  3. ¿Qué datos se recogen? ¿Que documentos hay que elaborar?
  4. ¿Están estos datos recogidos en los datos básicos de proyecto en GONG? ¿Sobran algunos? ¿Te parece adecuada su estructura?
  5. ¿Os interesaría elaborar algún documento con los datos básicos de formulación?
  6. ¿Se trabaja en esta fase la matriz?

Formulación.

  1. ¿Cuándo y por que se pasa a esta fase? ¿Quién lo determina?
  2. ¿Qué tareas hay que cubrir en esta fase?
  3. ¿Qué datos se recogen? ¿Qué documentos hay que elaborar?
  4. ¿Quiénes elaboran la matriz? ¿Crees que esta bien recogida en GONG? ¿Que le podría faltar (o sobrar)? ¿Que se podría cambiar?
  5. ¿Los "recursos" que se presupuestan en la matriz equivalen a subpartidas? En caso de que no sea así ¿Cual es (o cual podría ser) la relación entre los "recursos" de la matriz y el presupuesto?
  6. ¿Quiénes elaboran el presupuesto? ¿Una subpartida puede estar repetida en varias partidas? ¿Utilizáis (o creéis que es necesario utilizar) el concepto de sub-subpartida?
  7. ¿Sería interesante crear algún sistema de marcado de cada linea de presupuesto para la comunicación entre los agentes? NOTA: Haz una propuesta de las diferentes categorías que interesarían.

Informes de resumen del presupuesto.

  1. ¿Qué tipo de informes de resumen financiero necesitáis para la elaboración del presupuesto?
  2. ¿Alguna modificación a las que proporciona el sistema?
    NOTA: Por favor, indícanos con el mayor detalle posible el contenido del informe incluyendo qué poner en filas y qué poner en columnas.

Co-financiación

  1. ¿Cuántos de los proyectos se cofinancian? NOTA: Evidentemente es una estimación.
  2. En el caso de ir a co-financiar el proyecto:
  3. ¿Se formula a la vez el proyecto para las 2 financiaciones o más bien se formula pensando en una financiación y después (ya aprobada la primera financiación) se prepara la otra financiación?
  4. ¿Se co-financia en alguna ocasión sin presentar el mismo proyecto a otro financiador si no presentando gastos de proyectos semejantes?
  5. ¿Las 2 financiaciones pueden tener diferentes tasa de cambio para el presupuesto?
    NOTA: Explica un poco el modelo y la dinámica de tu organización separando el caso más habitual de las excepciones o incluso presenta también como consideráis que debería hacerse.

Ejecución y Seguimiento.

  1. ¿Qué tareas hay que cubrir en esta fase?
  2. ¿Qué datos se recogen? ¿Qué documentos hay que elaborar? NOTA: ¿Vinculáis los documentos a actividades?
  3. ¿En tu organización hacéis un seguimiento mensual o trimestral? ¿Tenéis algún tipo de informes de seguimiento internos (no para el financiador)?
  4. ¿Seria interesante crear algún sistema de marcado de gastos para el seguimiento? NOTA: Haz una propuesta de las diferentes categorías que interesarían.
  5. ¿Es interesante diferenciar en gasto lo que es "factura" de "pago"?
  6. ¿En el seguimiento mensual (o trimestral) hacéis arqueo de caja del proyecto? NOTA: Explica que es y el proceso.
  7. Si una factura llega después del plazo de presentación de un informe de seguimiento: ¿Que hacéis? ¿Lo incluís en el próximo informe o modificáis el informe y lo volvéis a presentar?
  8. ¿Hacéis seguimiento técnico (no financiero) por actividades? ¿Que implica? ¿Que relación hay entre ese seguimiento y el resultado asociado con sus indicadores?

Informes resumen del seguimiento financiero.

  1. ¿Que tipo de vistas de resumen financiero necesitáis para el seguimiento de los gastos?
  2. ¿Se te ocurre alguna modificación a las que proporciona actualmente el sistema?
    NOTA: Indica si puedes en detalle la presentación de las tablas: que iría en las filas y que iría en las columnas.

Sección Agentes.

La sección agentes proporciona una vista financiera desde el punto de vista de cada agente "implementador". Es decir, el administrador financiero puede ver desde este módulo todos los gastos y el presupuesto de su entidad o entidades (ej. delegaciones en terreno) de todos los proyectos. También las contrapartes podrían tener una visión agregada de todos los proyectos en los que están implicadas. Desde esta vista se pueden crear gastos y asignarlos a los diferentes proyectos en los que el agente esta implicado.

  1. ¿Consideráis importante esta sección?
  2. ¿Existen roles en tu organización que se ajustan a esta visión?
  3. ¿Desde aquí se deberían gestionar gastos (y presupuestos) directos e indirectos o solo los de indirectos (o de estructura)?
  4. ¿Qué infomres resumen consideráis interesantes para este apartado?
  5. ¿Creéis interesante la importación y exportación de gastos y presupuestos desde esta sección?
  6. ¿Te parece adecuado el nombre de esta sección? ¿Tienes alguna otra sugerencia?
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