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Relacion partidas delegacion proyecto

Situación.

Nos estamos encontrando con el siguiente problema. Este caso está basado en la experiencia de Mundubat.

En la elaboración del presupuesto de la delegación (ejemplo colombia) se utilizan solo algunas partidas. Habitualmente personal local y funcionamiento.

Pero en la elaboración del presupuesto de los proyectos en ocasiones se asignan a las delegaciones presupuestos con partidas que no son en las que se elabora el presupuesto. En el resumen si se elige la opción "ver partidas ocultas" se mostrarán estas partidas, pero en su posterior asignación de gastos a proyectos pueden quedar desajustado.

Ejemplo: presupuestos asignados a viajes desde los proyectos, que ha sido asignado a funcionamiento desde delegación.

¿Como se puede gestionar esto?

A continuación presentamos una serie de reflexiones, propuestas de uso, y mejoras del software para solucionar este problema.

Propuestas de gestión uso y mejoras en el software.

Mandan los proyecto.

A la hora de realizar el presupuesto de la delegación es necesario conocer las partidas a las cuales los proyectos les han asignado presupuesto.

Esto no se debería "ocultar" haciendo un presupuesto (o lanzando) gastos solo a partir de las partidas que se han definido para las delegaciones (haciendo uso de la opcion "ocultar en agentes"), por que conllevará:

  • Que no asignemos gastos a proyectos en los que tenemos presupuesto en partidas ocultas.
  • Que asignemos gastos a proyectos en partidas para las que no tenemos financiación.

Sobre esta premisa es sobre la que necesitamos basar el resto de propuestas intentando solucionar el problema siguiente:

¿Como llevar un seguimiento presupuestario y de ejecución (presupuestos y gastos) "significativo" para la delegación (es decir que no incluya partidas que no tienen sentido)?

... Ó mandan las delegaciones

Lo anterior es la perspectiva con la que hemos funcionado hasta la fecha, pero también podríamos hacerla compatible con la propuesta contraría:

A la hora de realizar el presupuesto de un proyecto no podemos asignar partidas a una delegación que no tenga un presupuesto creado para dicha partida.

Esta premisa tiene el problema de que necesitamos realizar el presupuesto de la delegación antes de los presupuestos de los proyectos. Dado que esto no es lo mas habitual no vamos a desarrollar esta propuesta, pero la dejamos abierta para el debate que estamos presentando.

Mejorar la definición de las partidas generales.

Una primera solución para afrontar el problema que presentamos es revisar las partidas generales que hemos definido. Esta revisión puede ir en dos lineas:

  • No ocultar para agentes partidas para las que necesitamos realizar los presupuestos. Posible ejemplo: si en los proyectos tenemos habitualmente partida de viajes, dar de alta esa partida general en el sistema
  • Dividir partidas para poder distribuirlas adecuadamente entre las partidas que financian los financiadores. Posible ejemplo: Si en muchas ocasiones las capacitaciones las realiza el personal local, dividir la partida de personal local en: personal local funcionamiento en terreno, personal local capacitaciones. Esta partida personal local capacitaciones puede ser mapeada en el proeycto dentro de capacitacion y posteriomente ser utilizada desde deleagción para volcar gastos en el proyecto en la partida capacitación.

La idea general de la revisión de las partidas tiene que partir de la base de hacer compatible la visión de los proyectos y de la delegación. Es decir, revisar las partidas con las que se presupuestan en los proyectos para darles sentido dentro de la gestión de las delegaciones. La lógica tiene que ser la siguiente:

Partidas que habitualmente utilizan los financiadores > Partidas generales > Partidas de mi delegación.

Mandan los proyectos y mapeos de partidas de gong a partidas de delegación por proyecto

El problema de la propuesta de "Mandan los proyectos" es que la delegación no es capaz de llevar un presupuesto y su posterior seguimiento propio (y con sentido para sus parámetros) por que desde proyecto les vienen partidas que no tienen sentido desde el punto de vista de la gestión interna.

En el ejemplo que estamos manejando, la delegación no quiere llevar una gestión en la que capacitaciones no sea personal local (en algunas ocasiones) o en la que los viajes no estén dentro de funcionamiento.

Para ellos se podría hacer una mapeo de las partidas generales a las partidas de la delegación para cada proyecto. Esto implicaría desarrollar:

  • En la configuración de la delegación permitir el mapeo de las partidas generales de un proyecto había las partidas de la delegación (pendiente de análisis)
  • Modificar resúmenes para poder
  • Modificar vistas para que al seleccionar un proyecto sugiera que partida de la delegación le corresponde a cada partida general en el proyecto.

En cualquier caso hay que tener en cuenta que estos nuevos desarrollos aun asi, se basan en el principio de que "Mandan los proyectos".

Mejoras en la usabilidad

Se proponen varias mejoras de usabilidad. Algunas de estas mejoras están relacionadas con las propuestas que anteriormente hemos hecho.

Que la elección del proyecto al que un gasto está vinculado sea el primer campo al dar de alta un gasto en delegación, y condicione las partidas asociadas.

Al elegir un proyecto se mostrarán las partidas presupuestas para un determinado agente aunque dicha partida este "oculta en delegación"

Esta mejora funcional ayudaría a ver la idea de que la elección del proyecto condiciona las partidas asociadas.

Por otro lado desde un punto de vista de usabilidad habría que ver como solucionar los problemas asociados de la distribución de un mismo gasto entre varios proyectos.

Que se muestre el presupuesto del proyecto al estar vinculando un gasto a un proyecto

A la hora de imputar gastos de delegación, cuando se elige un proyecto el sistema podría informar de cuales son las partidas para las que este implementador tiene presupuesto en el proyecto que se ha seleccionado.

Esto se podría solucionar incluyendo una "i" después del desplegable que cambiará cada vez que se selecciona un proyecto (o un vinculo que despliega un popup con el nombre del proyecto).

De esta forma no solo se mostraría las partidas que un proyecto tiene presupuestadas para un implementador si no también el presupuesto.

Alertas

Tanto en el proyecto como en el agente se pueden poner alertas que indiquen:

  • (En proyecto) Gastos proveniente de un implementador que no tiene presupuesto para la partida asociada
  • (En delegación) Gastos imputados a un proyecto que no tiene presupuesto en el proyecto para la partida asociada

Si se crean las partidas de la delegación, que al elegir una partida general se indique a que partida de la delegación pertenece.

Ejemplo: al elegir Capacitación en un determinado proyecto se indica que esta mapeada a "Personal de la delegacion" en la delegación.

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