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Revision presentacion y usabilidad de etapas periodos y tareas

Descripcion y Objetivo.

En este documento presentamos una propuesa de analisis para cambiar el uso y gestión de las etapas y periodos en GONG.

Desde ahce mucho tiempo el concepto de etapa ha sido confuso y ha suscitado muchas dudas y malas interpretaciones. Al añadir los periodos (y sus tareas asociadas) el tema se ha hecho aun mas complejo de entender para los usuarios.

Este análisis recoge los siguientes objetivos:

  1. Presentar una propuesta de uso y configuración simplificada de los temas de fechas (en linea con intentar simplificar las configuraciones de gong)
  2. Una propuesta de cambios en la opción de configuración avanzada que se integre adecuadamente con la simplificada y que gane en claridad para los usuarios.
  3. Revisar y formular nuevas propuestas sobre la relacion entre los periodos y sus tareas asociadas y/o su posible configuración automática.
  4. Revisar y formular nuevas propuestas las alertas y visualizacion de los periodos
  5. Revisar y formular nuevas propuestas la gestión general de tareas.

Configuración simplificada.

La porpuesta de configuracion simplificada tendremos un campo de datos con la sieguiente ifnormacion:

Fechas:

  • Inicio de la identificación y formulacion.
  • FIn de la identificacion y formulación.
  • Inicio de la actividad.
  • Fin de la actividad.
  • Presentación de informe final.
  • Presentacion de informe intermedio (opcional se mostrará o no en funcion de su uso)
  • Informes internos de seguimiento (opcional se mostrará o no en funcion de su uso)
    • Los informes de seguimiento interno no será unas fechas si no una frecuencia con lo que internamente

Configuración avanzada.

Si se elige la opción avanzada se mostrara de forma mas completa. Existen dos propuestas

  • Caja 1) Formulación.
    • fecha del informe.
    • n-Tareas asociadas

Propuesta A:

  • Caja 2) Ejecución de actividades.
    • n-Etapas de ejecución:
      • n-Informes de seguimiento oficial
        • n-tareas asociadas
      • n-Informes de seguimiento interno
        • n-tareas asociadas.
    • Informe final

Propuesta B:

  • Caja 2) Ejecución de actividades.
    • n-Etapas de ejecucion:
    • Informe final
    • n-Informes de seguimiento oficial
      • n-tareas asociadas
    • n-Infomres de seguimiento interno
      • n-tareas asociadas.

La diferencia entre la opción A y B es que en la opción A existe un mayor vinculo entre los periodos de seguimiento (llamados informes) y las etapas. En la opcion B lo dejamos mas flexible-abierto.

DUDAS:
Ponemos pre-nombre a las cajas: ¿ periodo de ?
Ponemos pre-nombre a los informes: ¿ periodo de ?

Integridad de información entre configuración simple y avanzada.

Se pueden producir situación en las que la información no se podrá gestionar desde la configuración simple:

  • Cuando existe mas de una etapa.
  • Cuando existe mas de un informe intermedio oficial.
  • Cuando los periodos de seguimiento no oficial no responde a un esquema sencillo de seguimiento del tipo: mensual, bimensual, trimestral, semestral,...etc.

Existen dos opciones para gestionar la coherencia de información entre la opción avanzada y la opción simple:

  1. Ocultar información en la configuracion simple, y avisar de que existen datos que necesitan ser gestionados desde la configuración avanzada.
  2. No permitir la opción simple una vez se estén gestionando datos desde la opción avanzada que no sean "recogibles" desde la opción simple.

DUDAS:
Opcion 1 o 2 ?

Sobre los Periodos (sean de formulacion, seguimiento oficial y no oficial)

Campos de los periodos:

Los campos que se mostrarán de los periodos de informes son los mismos que se muestran actualmente:

Nombre | Estado | Inicio | Fin | Tiempo transcurrido del periodo (es una barra de tiempo) | Informe | Dias al informe

DUDAS:
¿ Cambiamos los campos que se muestran ?
¿ Aportan información interesante ?
¿ Quitamos la barrita de tiempo ?

Advertencias y visualización de periodos
Las lineas de los listados de periodos cambian de color con el siguiente criterio:

  1. Blanco: El periodo esta todavia en su fase de ejecución normal.
  2. Verde: El periodo ha superado su fase de ejecución, y esta entre el final y la fecha del informe.
  3. Rojo: se ha superado la fecha propuesta para el informe.

DUDA:
¿ Es esto correcto ?
¿ Enviamos un correo cuando se pase la fecha de finalización antes de la fecha del informe?
(Hay que tener en cuenta de que el sistema ya manda correos asociados a las tareas)

Ademas los periodos incluyen un mensaje de advertencia con las tareas que no han sido realizadas y que estan fuera de plazos (o que no han sido correctamente rellenadas)

_DUDA:
¿ Ponemos alguna otra restriccion en la relacion entre las tareas y los periodos ?
Ejemplo: no poder cerrar un periodo si tiene tareas asociadas no cerradas

Tareas asociadas a periodos.

Las tareas actualmente se generan manualmente. Podria ser conveniente generarlas automaticamente. Esto se podria configurar en adminsitración, en relacion con los tipos de periodos.

DUDA: Que opinas ?

Por otro lado las tareas no mandan mas que correo en su creación.

DUDA: En que otro momento enviamos correos? Al acbar su fecha de fin ? Ante otros cambios de estado ?

Sobre el menu y las tasas de cambio.

Dado el caracter mas especifico de este nuevo menu encargado de las fechas y periodos sacariamos las tasas de cambio a otro menú. Asi quedarían dos menus con los nombres:

  • Fechas y periodos.
  • Tasas de cambio.

DUDAS:
Fechas y periodos es correcto ? Ponemos otros nombre ?

Visualizacion general de periodos y tareas

En la entrada del sistema se ven los periodos de justificacion y formulacion pendientes del usuario.

DUDA:
Es esta visualizacion correcta ? Ayuda en las gesti¡ones del usuario

En la entrada del sistema se ven las tareas pendientes del usuario.

DUDA:
Es esta visualización correcta ? Ayuda en la gestiones del usuario

Creacion de un calendario/diagrama de gantt

Podriamos pensar en la posibilidad de, posiblemente a traves de un plugin, crear un diagrama de gantt con los periodos y/o las tareas relacionadas con el usuario.

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